Az Iron Mountain nemzetközileg és hazánkban is az fizikai és digitális iratkezelés specialistája, mely már több mint 70 éve áll a nagyvállalatok és KKV-k szolgálatában. Az eddigi gyakorlattól eltérően magyarországi ügyfeleiket most abban is tudják támogatni a European Conformity Check Vállalkozásfejlesztési Tanácsadó Intézettel karöltve, hogy pénzügyi forrást szerezzünk az irattárunk digitális korszerűsítéséhez, mellyel megreformálhatjuk vállalatunk alapvető működését.
Problémák a hagyományos iratkezeléssel
Annak ellenére, hogy rengeteget hallani ma már a digitális átállásról, a hazai vállalatok többsége még mindig számos üzletkritikus folyamatot végez papíron. Ez egy bizonyos szinten érthető, hiszen Magyarországon a bürokratikus eljárások jellemzően még papír alapúak, de ettől eltekintve a többi területen érdemes lenne minimalizálni a használatukat. A papír alapú iratkezelés nem csak rengeteg helyet emészt fel, de alacsony hatékonyságú, és rabolja a munkavállalók értékes munkaidejét. Az iratok sokszor visszakereshetetlenek, az útjuk nehezen követhető, és az esetek többségében még az olyan alapvető jogszabályi előírásoknak sem felel meg, mint a GDPR.
Szerencsére ma már számos megoldás áll a vállalatok rendelkezésére, hogy minimalizálják a papír használatukat és a meglévő analóg irattárukat digitálissá alakítsák. Ilyen az Iron Mountain hibrid dokumentumkezelés szolgáltatása is. Ráadásul 2024-től egészen 2027-ig elérhető a Digitális Megújulás Operatív Program (DIMOP) Plusz pályázat is, mellyel ezekhez a célokhoz EU finanszírozás is nyerhető.
Mit kell tudni a DIMOP Pluszról?
A Digitális Megújulás Operatív Program Plusz (DIMOP Plusz) egy ambiciózus kezdeményezés, amelycélja Magyarország digitális felkészültségének és versenyképességének javítása a 2021-2027-es időszakban. Ennek elérése céljából a pályázat 763,73 milliárd forintos keretösszeget biztosít, amelynek 80%-a uniós és 20%-a hazai forrásból származik. Ebből kifolyólag hatalmas potenciállal bír a hazai KKV-k digitális átállásának előmozdításában. Összességében a program célja, hogy átfogóan javítsa Magyarország digitális felkészültségét, és pozitív hatást gyakoroljon az állampolgárokra, vállalkozásokra, valamint az állami működés digitális területeire.
Így pályázhatnak rá a hazai nagyvállalatok, KKV-k és közintézmények is, amelyek célul tűzték ki vállalatuk digitális modernizációját.
Ez a pályázat mondhatni jókor jön, ugyanis Magyarország nem csak Nyugat-Európához képest van lemaradva, hanem a regionális országokat szemlélve is jelentős az elmaradása a digitalizáció terén. Ez egy remek lehetőség arra, hogy a vállalatok megvalósítsák azokat a fejlesztéseket, amelyekre esetleg eddig finanszírozási okok miatt nem volt lehetőségük.
A DIMOP Plusz és az Iron Mountain
Egy pályázati tanácsadó segítségével, amilyen a European Conformity Check Vállalkozásfejlesztési Tanácsadó Intézet adott esetben, gyorsan kiderül, hogy a vizsgált cég indulhat-e a pályázaton. Szükség van ugyanakkor egy szakértő vállalatra is, mint például az Iron Mountain, akivel egyeztetni lehet az igénylistát, ami tanácsadást, folyamat optimalizálást, digitalizációs szolgáltatásokat, vagy akár IT beruházást is tartalmazhat. Ennek a legfőbb előnye az, hogy így a tervek kialakításához szükséges extra szolgáltatásokat akár egy másik kódszámú DIMOP pályázatban is el lehet számolni. Ám ehhez egy olyan szolgáltató szükséges, aki látja a lehetőségeket, és a DIMOP-al is tisztában van.
A DIMOP Plusz kiírásának határideje és az előkészületek
A kiíró 2023-2024-et jelölte meg a pályázatok megjelenésére, így ebben az időszakban készülhetünk a kiírásokra. Érdemes időben elkezdeni az előkészületeket, például a cégadatok begyűjtését, a vállalkozás bemutatását, de akár egy 2-3 éves tervet is, ami tartalmazza az elérni kívánt célokat és az ahhoz szükséges, tervezett finanszírozást is.
Egy vállalkozásnak nyilván nem azért van szüksége egy digitalizációs megoldásra, mert kiírtak egy pályázatot. A pályázat csak egy eszköz, egy extra támogatás annak megvalósítására. Következésképp, a szakmai oldali felkészülés akár már a mai nappal is elkezdődhet, így mire a pályázati kiírás megjelenik, már konkrét elképzelésekkel rendelkezhetünk arról, hogy milyen megoldást szeretnénk, mennyiért, melyik szolgáltatóval, és hogyan fog kinézni a folyamat. Alapvetően tehát az a jó pályázó, aki nem azért pályázik, mert van egy ilyen lehetőség, és ki akarja azt használni, hanem mert van egy konkrét terve, egy stratégiája, ami mentén szeretné a vállalkozását fejleszteni, és ezt szeretné a lehető legnagyobb mértékben lefedni támogatásokkal.
Hogyan érdemes belevágni a projektbe?
Az üzleti igény megszületése után a vállalatok általában először megkeresik azt a szolgáltatót, akivel a digitalizációs projektjüket meg szeretnék valósítani. Amennyiben az Iron Mountain-ra esik a választás, az együttműködés egy közös megbeszéléssel kezdődik, ugyanis a maximális elégedettség és a legjobb eredmények érdekében pontosan fel kell mérni az igényeket, a célokat és az erőforrásokat. A közös megbeszélés során kiderül, hogy az Iron Mountain a szolgáltatás portfóliójából képes-e egy olyan megoldást kínálni, amely rövid-, közép-, és hosszú távon is értéket teremt az ügyfél számára. Az igénylista megszületése után elkészítjük az ajánlatot. Ebben a stádiumban vizsgáljuk meg azokat a lehetőségeket is, hogy milyen finanszírozási konstrukcióban lehet a kiadásokat fedezni. Itt jön képbe a DIMOP Plusz pályázat is. Fontos kiemelni, hogy a pályázat egy 2 éves fejlesztési és beruházási időszakot, valamint egy 3 éves fenntartási és üzemeltetési időszakot ír elő, így a DIMOP igénybevételével nagy eséllyel egy 5 éves együttműködés kezdődik. Az ajánlat megtételét sokszor több hónapos egyeztetések és együtt gondolkodás előzi meg, így ekkorra az ügyfél már látja, hogy az Iron Mountain csapatában találja-e meg a legideálisabb partnert erre a feladatra. Ekkorra már az is világossá válik, hogy egy komplex rendszer bevezetése a feladat nagyságától függően pár hónaptól akár évben mérhető bevezetési időt is igényelhet.
Milyen szolgáltatásokat kínál az Iron Mountain?
Az Iron Mountain hibrid dokumentumkezeléssel foglalkozik, azaz:
- Nem csak egy raktárunk van, ahol iratokat tárolunk és válogatunk
- Nem csak egy szkennelő csapatunk van, akikkel dokumentumokat digitalizálunk
- Nem csak szoftvereink vannak, amelyekkel adatokat nyerünk ki ezekből a dokumentumokból vagy kezeljük, archviáljuk digitálisan őket
- Nem csak üzleti folyamatokat automatizálunk
- Hanem mindezt egyszerre kínáljuk
Ezek alapján széles körű és könnyen kombinálható megoldásokkal láthatjuk el új ügyfeleinket.
Hibrid dokumentumkezelés
A hibrid dokumentumkezelés megoldásunk az adatok és dokumentumok teljes életciklusát végig kísérve garantálja a folyamatok zökkenőmentességét. A dokumentumok beérkezésétől vagy generálásától kezdve egészen azok digitális archiválásáig vagy biztonságos megsemmisítéséig, minden dokumentumkezelési stádiumról gondoskodunk.
A biztonságos dokumentum életciklus-kezelés szolgáltatás
- Tartalomkezelés: dokumentum generálás, adat struktúra kezelés és riportálás
- Tanácsadás: iratkezelési szabályzat és irattári terv
- Digitalizálás: a fizikai dokumentumok szkennelése, automatizált adatkinyerés
- Folyamat automatizáció: szerződés kezelés, beszerzés támogatás, számla engedélyezés, valamint HR terület (a felsorolás teljesség igénye nélkül)
- Biztonságos tárolás és hozzáférhetőség: fizikai dokumentum tárolás, digitális dokumentum tárolás, és adathordozó tárolás; jogszabályoknak megfelelően, könnyen kezelhető módon
- Integráció: adatbázisok, szoftverek integrálása, posta-, NAV- és cégkapu kapcsolat
- Tartalomkezelés: dokumentum generálás, adat struktúra kezelés és riportálás
Ez a zárt láncú folyamat biztosítja a legmagasabb szintű adatbiztonságot és a dokumentumkezelés hatékonyságát. Ezek a szolgáltatások lehetővé teszik, hogy átlépjünk a hagyományos papír alapú dokumentumkezelés korlátain, biztosítva a hozzáférhetőséget, valamint a digitális dokumentumok kezelésének és tárolásának megfelelőségét, rugalmasságát és skálázhatóságát. Az Iron Mountain hibrid dokumentumkezelés területéhez kapcsolódó digitális szolgáltatásai testre szabhatók. Az iratkezelés fejlesztése nem csak nagyvállalati szinten értelmezhető, hanem akár a KKV-k, mikrovállalatok is élvezhetik az előnyeit. A megalapozott, logikusan felépített folyamatok, a feladatok átláthatósága, követhetősége, a felelősségek és felelősök tisztázása, valamint a munkavállalók munkájának egyszerűsítése a cég stabilitását és ellenálló-képességét szolgálja, legyen az bármekkora méretű.
Pályázz Te is a DIMOP Plusz-ra!
Ebből az írásból Te is láthatod, hogy a DIMOP Plusz egy kivételes lehetőség azoknak a vállalatoknak, akik eddig pénzügyi okok miatt nem tudták megvalósítani a dokumentum kezelésük digitalizációját. A 2023-2024-ben tervezett pályázati kiírásra már most érdemes felkészülni, hogy a lehető leghamarabb be lehessen nyújtani a szükséges dokumentumokat. Összességében elmondhatjuk, hogy bármely digitalizációs vagy vállalatfejlesztési projektnél kulcsfontosságú a körültekintően megválasztott partner, aki a teljes folyamatban tud támogatni. Az Iron Mountain csapata rendelkezik mind a szükséges szaktudással, tapasztalattal, eszközökkel és megoldásokkal ahhoz, hogy a vállalat dokumentumkezelési igényeit is kielégítse. Ráadásul most már a DIMOP Plusz-ra való pályázásban is tudunk segíteni karöltve a European Conformity Check Vállalkozásfejlesztési Tanácsadó Intézettel, ha ki szeretnéd aknázni ezt a lehetőséget.
További információ: