Magyarországon a mikro-, kis- és középvállalatok szenvednek, a versenyképességük most már néhány volt közép-kelet-európai ország átlagánál is alacsonyabb.
A gazdaságtörténelem tele van erős tradíciókon alapuló, szinte megváltozhatatlan dogmával és törvényszerűséggel, ugyanakkor számtalan „gazdasági csodaként” emlegetett példával is. A magyar gazdaság szereplőinek a változó technológiai, pénzügyi, politikai és társadalmi (pl.: demográfiai, egészségügyi, képzettségi stb.) viszonyok mellett is meg kell adni az esélyt egy erős mikro-, kis- és középvállalkozói szereplőkkel képviselt társadalom létrejöttéhez.
A gazdasággal, társadalommal foglalkozó szakértői elemzések a fenti gondolatokat támasztják alá, évtizedek óta. Magyarországon, a mikro-, kis- és középvállalkozások szenvednek a tőkehiánytól, a szakemberek hiányától, az időhiánytól (sokkal többet dolgoznak Magyarországon a vállalkozók, mint máshol), a tudás hiányától, stb.
Megítélésem szerint viszont a mikro-, kis-, és középvállalkozásokat a szemléletük tartja elsődlegesen fogva, amit fel kellene oldani. Egyszerűen hiába áll rendelkezésükre a „tudományok fellegvárában” a tudás, hiába áll rendelkezésükre „olcsó pénz”, hiába lenne jó szakmunkás képzés, ha a jelen gazdasági térben csekély mennyiségű a megfelelő kompetenciákkal rendelkező vállalkozók száma.
Lehetséges megváltoztatni a vállalkozók gondolkodását és a probléma megoldó képességüket befolyásolni és eredményesebbé tenni?
Az átgondolt és megfelelő módszertannal létrehozott online eszközök segíthetnek átvágni és megoldani az ilyen hihetetlen nagyságrendű problémák halmazát.
Sajnálatos módon az elmúlt 20 évben átstrukturálódott IT szakma szereplői, a rendszerfejlesztők sem értik minden esetben, hogy kinek milyen feladata kellene, hogy legyen egy problémahalmaz megoldása érdekében. Ezért a mikro-, kis- és középvállalkozások vezetői, tulajdonosai bizalmatlanok lesznek, ugyanakkor érzik és tudják, hogy a megfelelő rendszerek bevezetésével és használatával tudnának fejlődni, versenyképessé válni saját piacaikon, illetve új piacokat megszerezni. Vizsgálva a vezetői attitűdöket és hozzáállást a mikro-, kis-, és középvállalkozások létéhez és eredményes működéséhez elengedhetetlen az irányítási rendszerek sikeres bevezetése.
Olyan rendszerek fejlesztése lenne szükséges, amely eltér az IT szakemberek, rendszerfejlesztők általános, specifikus kompetenciát nélkülöző gondolkodásától, sokkal inkább a mikro-, kis-, és középvállalkozók bevonásával az ő szakmai igényük és elvárásuk kell hangsúlyosan előtérbe kerüljön. Sok példa mutatja, hogy a megbízók, IT szakemberek, a rendszerfejlesztők tévesen értelmezik szerepüket. Az IT szakemberek csupán a kidolgozott és egyeztetett specifikáció alapján kell végezzék munkájukat, a szervezetfejlesztőknek pedig összefogniuk, elakadás esetén segíteniük, tanácsokkal ellátniuk szükséges a rendszer kialakításában és bevezetésében aktívan résztvevő, a funkcionalitást definiáló cégvezetők, vagy megbízottjaik munkáját.
Mindezt úgy tegye a rendszert bevezető szakember, hogy a tulajdonképpeni munkát az aktuális cég vezetői, megbízottjai végezzék. Tehát az IT szakemberek a programozással kapcsolatos munkákat végezzék el, a szervezetfejlesztők pedig koordinálják a munkát a megfelelő megoldások és célok elérésének érdekében.
Az ilyen módon megalkotott rendszerek működését a felhasználó cégek mélységében érteni fogják és sajátjuknak érzik. Közben nem egy „kioktatási”, hanem egy tanulási folyamaton fognak keresztül menni. Amennyiben nincs lehetősége a társaságnak külső szakemberek bevonásával dolgozni, úgy a létrehozott rendszer felépítése tegye lehetővé a saját erőforrások igénybevételén alapuló rendszer bevezetést.
A megrendelők gondolnak a beruházás összes költségére?
A tapasztalatok azt mutatják, hogy sajnos egy rendszer bevezetésével és használatával kapcsolatban a megrendelő-döntéshozó nem méri fel megfelelően az erőforrás igényt.
Nem gondolják át, hogy egy rendszer költségei közé a szoftver licenc költsége (vásárlás, bérlés, fejlesztés), a szállítónak fizetendő rendszer-bevezetési munkadíj, az esetleges hardver és kiegészítő szoftver (például szerver, adatbázis licenc) költsége, a bevezetés belső bérköltsége, a szoftver licencek karbantartási díja, a vállalatirányítási rendszer üzemeltetésének költsége, mind a főbb tételek közé tartoznak.
Egyáltalán a vállalkozók ismerik az elérhető lehetőségeket?
Az általunk végzett piaci felmérés azt mutatja, hogy a mikro-, kis- és középvállalkozások körülbelül 50%-ának nincs irányítási rendszere. A vállalkozások szereplői az irányítási és az online rendszerekkel kapcsolatos fogalmakat nem ismerik kellő mélységben, ezeket összekeverik és így egy kiválasztási folyamatban nem tudnak megfelelően dönteni.
Az olyan cégeknél, ahol létezik valamilyen irányítási rendszer, sajnos többségük elégedetlen a használatával. Az elégedetlenség elsődleges okai a nem megfelelően kiválasztott rendszer, a nem megfelelő megvalósítás és bevezetés és természetesen az ebből is fakadó nagy mennyiségű ráfordított energia és a magas költségek.
A problémáktól mentes megoldások kialakítása a mikro-, kis- és középvállalkozások részére elengedhetetlen. Főleg a mikro-, és kisvállalkozások számára a megmaradásuk, versenyképességük érdekében rendkívüli fontossággal bír egy átfogó rendszer bevezetése, amely magába foglalja a munkajoggal és az időgazdálkodással kapcsolatos, a munkafolyamataikat áttekintő, a pénzügyeiket és az eredményességüket érintő feladatokat, valamint azok megvalósítását.
Létezik minőségi, könnyen bevezethető, egyszerűen fenntartható olcsó rendszer?
Minden vállalkozás üzleti folyamatok, azaz munkaköri leírások, szabályzatok, szokásjogok szerint működik, viszont nagyon kevés cégnél van ezt megfelelően támogató munkafolyamattámogató, informatikai eszköz.
Sikeres felhasználásának alapfeltétele a vezetői elkötelezettség és a megfelelő szervezeti kommunikáció. Vagyis elsősorban a vezetők-tulajdonosok elszántságán és aktív közreműködésén múlik, mennyire szervesen és hatékonyan válik a szervezet működésének részévé.
A rendszerrel szemben támasztott követelmény, hogy rugalmasan alkalmazható legyen az eltérő méretű vállalatok, vállalkozások igényeihez, folyamatrendszeréhez. Első lépésként a vezetés meg kell határozza a stratégiát a kulcsfolyamatok megnevezéséhez. A jól felépített rendszerhez a következő lépés a szervezetben zajló folyamatok azonosítása. Az egyes folyamatok tevékenységekre majd a hozzá kapcsolódó feladatokra bonthatók.
„Fehér Lap” – feltárjuk az összekapcsolódó részfolyamatokat és feltérképezzük az egyes tevékenységi köröket, munkatársainkkal leíratjuk az általuk végzett feladatokat, tevékenységeket. Ezt a management – ügyvezető is elkészíti. Majd ezeket összevetve, sorra véve valamennyi feladatot, a kapcsolódási pontokat, felhasznált erőforrásokat, szükséges információkat, a folyamatok teljes hátterét lehet elkészíteni egy vállalat cégéletvezetését.
A cégek be tudnak vezetni egy rendszert saját maguknak, fenntartható saját részükre, és mire is tudják használni?
A részletesen elemzett folyamatmodellek alapján épül fel a cég teljes szervezeti folyamatrendszere, a munka során tehát a szervezeti stratégiának alárendelve elemekre kell bontani, majd összefűzni és összehangolni. A vizsgált adatokat táblázatos formában, illetve grafikonokon is megjeleníti, megkönnyítve ezzel az értékelést és a döntéshozatalt. Használatához eltérő hozzáférési jogosultságok adhatók.
Azonnal elérhető lehetőséget nyújt további elemzések készítéséhez is: stratégiai és taktikai alternatívák modellezéséhez, szűk keresztmetszetek azonosításához, határidők betartásához, elmaradt feladatok nyomon követéséhez, hatékonyabb erőforrás-gazdálkodáshoz.
Mindezzel kiválóan áttekinthető értékelések készíthetők, amelyek akár azonnali döntés-előkészítéshez, akár későbbi ellenőrzésekhez felhasználhatóak. Alkalmazásának legfőbb előnyei: könnyen kezelhető, átlátható, érthető, interaktív, hatékonyabb kommunikációt biztosít.
A mai igényeknek megfelelően kialakított, rugalmas megoldások lehetővé teszik, hogy sok olyan feladatot, amelyet korábban például csak a vállalat irodájából lehetett elkészíteni, immár szabadon, helyhez kötöttség nélkül lehessen elvégezni
Hosszú távon milyen módon érhető el az ajánlott rendszerek átláthatósága?
A különböző IT megoldásokat kínáló cégeknek az egységes minősítési rendszeren és megfelelő jogszabályokon alapuló auditálási eljárási rend kialakítása hasznos lenne. A különböző gyártási és szolgáltatási szektorokban a szabályozások evolúciója figyelhető meg, ami maga után vonja a termékek és a szolgáltatások minőségének ugrásszerű javulását.
A mikro-, kis- és középvállalkozásokra vonatkozó európai és magyar fejlesztésű irányítási rendszerekről a megfelelő tudásanyag széles körben történő egyszerűsített formájának kommunikációja szükségszerű, a tudásanyag szintezettségének figyelembevételével. Kamarai, egyetemi, önálló szervezések alapján számos ilyen kezdeményezés van már, de ezeket tematikájában bővíteni, tartalmában egyszerűsíteni szükséges a magyar mikro-, kis- és középvállalkozások számára.
SzerzőNyist Csaba, Avarem Kft.