Vállalatirányítási rendszer (ERP) bevezetése egy élő példán keresztül

Sokat olvasni az ERP rendszerek előnyeiről és bevezetésük hasznosságáról, de hogy valójában ez mekkora volumenű tervezést és irányítást kíván mind a szolgáltató, mind pedig a kivitelező részéről, azt már kevesen ismerik. Ennek okán készítette el az Amtech Rendszerház Kft. ezt a hosszabb terjedelmű, ám hiánypótló cikket, amely mint egy élő riport taglalja az egyes folyamatokat, a tervezéstől a megvalósításig.

Az alábbi sorokban részletesebben bemutatjuk az Amtech Kft. egy ügyfele, a Kerko Hungária Zrt. esetében hogyan is történt a saját vállalatirányítási rendszerük (ERP) bevezetése. A megrendelő 1995 óta foglalkozik hidegburkolatok kis- és nagykereskedelmével.

A kiváltandó ERP/ügyviteli rendszer felépítése

Az alkalmazott, kiváltandó alkalmazás egy régi DOS (!) alapú program, amely a projekt indulásakor már erőteljesen lecserélésre szorult, annak ténye mellett, hogy egyszerűségénél fogva jól ellátta a feladatát. A program ismert hiányosságai:

• Szigetszerű rendszerként működött, azaz nem volt egy közös (törzs)adatbázisa, helyette minden telephelyen 1-1 önálló program futott, amelyek nem voltak egymással, és a központi adatbázissal – hálózaton keresztül – összeszinkronizálhatóak.
• A szinkronizálás manuális volt, amely a gyakorlatban azt jelentette, hogy naponta – a napi zárás után – tömörített (.zip) állományok lettek a központba küldve az aznapi munka/forgalom tartalmával.
• A beépített kimutatások segítségével érdemi információk nem voltak kinyerhetőek, nehéz volt így irányítani egy erőteljesen növekvő céget.
• Programozás-technikai értelemben elavult volt, erre építeni – mint továbbfejleszthető rendszer – nem lehetett.

Vállalatirányítási rendszer bevezetése a KERKO Hungária Zrt-nél

Az alábbiakban az ERP rendszer fejlesztésére irányuló projekt – előkészítési, és bevezetési szakaszra osztott – leírása következik. A megvalósításhoz szükséges forrásokat a Kerko Zrt. Európai Uniós forrásból biztosította. A rendszer teljes költsége bruttó 14.738.880 Ft.

Előkészítési szakasz

A projekt indításának menetében a célok kitűzése, és pontos definiálása – mint minden projektmenedzsment alapja – kiemelkedő fontosságú volt. El kellett fogadtatni a megrendelő Kerko Zrt.-vel azon teljesítési paramétereket, amelyek mentén a felek közös akarattal sikeresnek nyilváníthatják az ERP bevezetésére irányuló projektjüket (másképp szólva ez azon minimum teljesítési pontok definiálását jelentette, amelyek működése esetében még elfogadható a rendszer, egy esetleges nem teljes körű teljesítés esetében is). Az előkészítésre fordított időtartam: kb. 1 hónap (napi 8 órában, heti 40 munkaóra ráfordítás mellett).

Bevezetési szakasz

A pontosan megfogalmazott követelmények alapján előállt egy „rendszer-alrendszer-modul-funkció” alapú specifikáció, amely alapján már kiválaszthatóvá vált az Amtech Rendszerház Kft. által alkalmazott több különböző (fejlesztési) keretrendszer közül az a típus, amellyel a definiált követelményeket a legrugalmasabban lehetett megvalósítani.

A kezdeti követelményjegyzékből kiindulva, az egyes mérföldköveket mindig részletes felmérés előzte meg, majd annak eredményei kerültek leprogramozásra. Egyúttal ez volt az a pont, amelytől számítottan az üzleti folyamatokat már „mélységében” kellett feltárni, amely a gyakorlatban, az adott területet képviselő kollégával folytatott interjúk sorozatát jelentette. Az adott mérföldkő felmérését követően – az alkalmazott fejlesztési módszertan, és eljárás fejezetekben részletezettek szerint – megkezdődött a fejlesztés, majd a kétszintű tesztelés, amely állt:

• Belső tesztből – szállító végezte, elemei:
  • Adott mérföldkő elemeinek tesztelése,
  • Regressziós teszt a rendszer egészére nézve (miután az elkészült adag beillesztésre került a nagy egészbe).
• Külső tesztből – megrendelő végezte, főleg a kulcs felhasználók

A fejlesztés és kétszintű tesztelés az alkalmazott fejlesztési módszertan mentén haladt megközelítőleg 1 teljes éven át. A fejlesztés utolsó egy harmadában természetesen igen nagy időt vett igénybe az alábbi – egyebekben egyébként az ERP rendszerek fejlesztése során szokásos – hármas feladatcsoport elvégzése. Ezek az alábbiak:

• Adatmigráció – rendszerfejlesztés során általánosan ismert jelenség, hogy a megrendelő próbálja a legkevesebb adatot áttöltetni az új rendszerébe (ilyen minimum lehet például: ügyfelek/beszállítók, cikkek/termékek/szolgáltatások adatai). Jelen ERP bevezetés esetében ennél jóval többre tartott igényt a megrendelő Kerko Zrt. A példában jelzetteken felül a megrendelő az összes bizonylat – tehát az olyan bizonylatokat is, amelyek még nyitott tételként szerepeltek a kiváltandó rendszerben, és még munka van velük – adatainak migrálását rendelte meg

A migráció időtartama: kb. 2 hónap (napi 8 órában, heti 40 munkaóra ráfordítás mellett).

Egyedi vállalatirányítási rendszer bevezetésének tapasztalatai:

• Telepítés – az összes telephely, összes számítógépére felkerült a rendszer, melyet megelőzött egy géppark ellenőrzés, valamint egy szerverpark frissítés is. A projekt keretében két új nagy teljesítményű szerver került letelepítésre, és rendszerbeállításra. Ide tartozik még az is, hogy az internetsebességtől függően kellett választanunk a VPN, illetve a távoli asztali megoldás mellett. Gyakorlati tesztek alapján ez utóbbi megoldás került rendszeresítésre.

A telepítés időtartama: kb. 1 hónap (napi 8 órában, heti 40 munkaóra ráfordítás mellett).

• Oktatás – A Kerko Zrt. valamennyi telephelyének alkalmazottját – közös oktatásokat tartva – be kellett tanítani az új rendszer használatára. Az oktatás alapjául ugyanakkor nem kézikönyv szolgált, hanem rövid tematikus videó anyagok készültek, amelyeket a későbbiek során a felmerült kérdéseik megválaszolására is felhasználhattak az alkalmazottak (tehát egyfajta „súgó” funkcióként is üzemel).

A betanítás időtartama: az összes telephelyre vetítetten kb. 3 hónapot vett igénybe (napi 8 órában, heti 40 munkaóra ráfordítás mellett).

Tesztelés – éles üzem (pilot)

Amikor a fentebbi folyamat befejeződött, megkezdődhetett a pilot üzem. Ez jelenti azt a fázist, amikor a fejlesztés gyakorlatilag elkészült, és az éles adatokkal, és valós folyamatokkal megkezdhető a munka. Ezt az Amtech Kft. helyszíni, kihelyezett szakértői „jelenléttel” támogatta, azaz több kolléga is jelen volt az egyes telephelyeken, így bármikor segíteni tudott a Kerko Zrt. alkalmazottai részéről felmerülő kérdések megválaszolásában.

A tesztelést megelőzően meghatározásra került egy tapasztalati „hiba”, valamint „incidens súlyossági” küszöb szám, amelynek elérése (túllépése) a pilotüzem sikertelenségét jelentette. Az egyhetesre tervezett üzemidőn belül ez a szám elérésre került, ezért a felek – közös akarattal – a rendszer leállítása mellett döntöttek.

Az Amtech Kft.-nek két feladatot kellett azonnal megoldania:

• Kijavítani a felmerült hibákat.
• Ismételten migrálni a már korábban migrált adatokat.

A fentebbi feladatok elvégzését követően ismételten elindíthatóvá vált a pilotüzem, amely ezúttal sikeresnek bizonyult. Természetesen az ismételt pilotüzem során is előjöttek hibák, de ezek nem voltak a hétköznapi munkát akadályozó, a rendszer használhatóságát alapvetően megkérdőjelező problémák (tehát a felmerült hibák legalább súlyosságukat tekintve nem haladták meg az incidens súlyossági határértéket).

Cégműszerfal

A Kerko Zrt. vezetőségének kérése alapján csak a tesztelést követően került megvalósításra az utolsó – és egyben legértékesebb – fázis, az új rendszerre ültetett cégműszerfal funkciócsoport lefejlesztése. A cégműszerfal lehetővé teszi:

• A működés folyamatos monitorozását.
• A változások nyomon követését.
• Statisztikák összeállítását.
• Riasztások/figyelmeztetések létrehozását.

A funkció keretében összesen 18 db generálható kimutatás, lista, és jelentés lefejlesztésére került sor. Ezek mind rugalmasak, átalakíthatóak és persze szűrés/keresés is értelmezve van minden mezőre.

A Kerko Zrt.-nél bevezetésre került vállalatirányítási rendszer paraméterei az alábbiak:

A bevezetett vállalatirányítási rendszer SWOT analízise

SWOT – Erősségek

Bár a megrendelő Kerko Zrt. rövidebb bevezetési időre számított, összességében elfogadta ennek tényét, tekintve, hogy a bevezetett ERP rendszer maximálisan illeszkedik a Kerko Zrt. munkafolyamataihoz, és mivel naprakész alkalmazott technológiával készült, ezért a rendszer továbbfejlesztése is könnyedén megoldható, tehát nem kell ismételten egy teljesen új vállalatirányítási rendszert bevezetniük.

További – megrendelő oldali – visszajelzés, hogy az ERP előtti rendszerrel lassabb volt a munkavégzés. Az előző ERP kevésbé volt áttekinthető, és nem is fedett le minden munkafolyamatot, ezért többet kellett „nyomozni” az adatok, illetőleg az aktuális munkafolyamatok pillanatnyi státusza/állapota után. A hatékonyabb, és gyorsabb munkavégzés miatt a Kerko Zrt. bevételei is növekedtek, amely növekményt egyértelműen az új ERP pozitív hatásának értékelt a megrendelő.

SWOT – Gyengeségek

A könyvelési modul alaprendszerbeli hiánya visszavezethető a megrendelő alaprendszerrel szemben támasztott kívánalmaihoz. A bevezetést követően ennek hiánya, egyúttal szükségessége rövid időn belül jelentkezett, és így pótlólagosan lefejlesztésre került. A bevezetéskor megállapított és elfogadott hardware kapacitás a rendszer funkcionalitás bővítésének, vagy a Kerko Zrt. további növekedésének a korlátjává válhat.

SWOT – Lehetőségek

A bevezetett ERP folyamatos „ötletgyárként” szolgál a Kerko Zrt.-nek. A bevezetés óta eltelt öt évben számtalan új funkcióval bővült a rendszer. A bővítések közé tartozik például egy komplett webáruház, amely természetesen teljes mértékben integrálva van az alap ERP rendszerhez, tehát a webáruház-on keresztüli vásárlók, termékek, árak, és kedvezmények, készletek, rendelések elérhetőek, és nyomon követhetőek az ERP-ben is.

SWOT – Veszélyek

A rendszer bevezetése a tervezetthez képest végül jelentősen elhúzódott. Ez az elhúzódás valós ismétlődő veszélyként jelenhet meg a rendszer esetleges továbbfejlesztése esetében. Ennek elkerülése érdekében az alaprendszer fejlesztésekor tapasztalt időbeli elcsúszás mögöttes okainak feltárása indokolt.

A rendszer fejlesztése és bevezetése során tapasztalt nehézségek

A Kerko Zrt. számára fejlesztett egyedi vállalatirányítási rendszer fejlesztése és bevezetése során tapasztalt nehézségeket az alábbiakban lehet összefoglalni:

• Megrendelő oldali projektmenedzser hiánya – mindkét fél részéről szükséges egy-egy kulcsfelhasználó,  aki  mindent  ért,  mindent  tud,  mindig  jelen  van  és  képviseli  a projekt,  illetve   a   megrendelő  érdekeit.   A   megrendelő  részéről  később  került kijelölésre (egyéb elfoglaltságai miatt), ezért eleinte lassabb (nehezebb) volt az előrehaladás. Ennek ténye – a projekt sikeressége szempontjából – időveszteségként jelentkezett.
• Megrendelő oldali szakértők szakmai álláspontjának eltérése a vezetőség céljaitól – a megvalósítás menetében volt rá precedens, hogy az adott terület képviselője – a vezetőséggel szemben – egy adott folyamatot másképp gondolt „lekezelni”. Ebben az esetben   az   Amtech   Kft. csak   passzív   szemlélője   volt   a   vitának, konstruktív hozzászólási (beleszólási) joga a projektben nem volt.

Ezen a ponton érdemes kiemelni, hogy – a megfogalmazott célokkal némileg szembemenve – előfordult, hogy az adott terület képviselője elfogadott bizonyos alternatív megoldásokat, vagy hozzájárult iparági szabványok alkalmazásához (a felmerült esetek körülbelül 20%-ban történt ilyen). A maradék 80%-ban viszont tényleg jól kiforrott és meghatározott gondolatok mentén történt az előrehaladás.

• A   migráció   folyamatát   meg   kellett   ismételni   az   első   sikertelen   pilot   üzem következtében. A migráció sikerességéhez végül nagymértékben hozzájárult, hogy segítséget nyújtott hozzá a kiváltandó rendszer fejlesztője.
• A külső tesztelés elvégzése gyakran nehézséget okozott, mivel – látszólag joggal – többször felmerült a megrendelő oldaláról azon megállapítás, hogy „ez a rész önmagában  még  nem  használható  élesben,  miért  kell  tesztelni”.  (Ezen megfogalmazott kritika alapja, hogy az alkalmazottak nem ismerhették a fejlesztési módszertani sajátosságokat.) A külső tesztelés kapcsán felmerült kritikákat később az adott elkészült modulok részben „éles” adatokkal történő feltöltésével lehetett ellensúlyozni.

Valójában a felhasználók így sem látták értelmét ennek a tevékenységnek, de végső soron nagyobb „affinitással” végezték el az előírt minimális teszteket, ha általuk is ismert – értelmezhető – adatokat láthattak, és azzal dolgozhattak.

• Alábecsült szállítói erőforrások – az Amtech Kft. oldaláról jelentős hibának bizonyult, hogy az erőforrásigény megbecsülése során kisebb létszámú csapat lett nevesítve a projektre, mint azt a munka mérete eredetileg indokolta volna. Hozzávetőlegesen a projekt felénél még egy kolléga került bevonásra a projektbe. Ezzel a probléma megoldódott, még ha a szállító oldali megtérülést némileg befolyásolta is.

A riportot és a szoftvert készítette az Amtech Rendszerház Kft, az egyedi ERP rendszerek fejlesztője.

ForrásAmtech Rendszerház

További információ:

Az Amtech Rendszerház Kft. hivatalos honlapján.

A Kerko Hungária Zrt. hivatalos honlapján.