Vállalatirányítási rendszer (ERP) bevezetése egy élő példán keresztül

Sokat olvasni az ERP rendszerek előnyeiről és bevezetésük hasznosságáról, de hogy valójában ez mekkora volumenű tervezést és irányítást kíván mind a szolgáltató, mind pedig a kivitelező részéről, azt már kevesen ismerik. Ennek okán készítette el az Amtech Rendszerház Kft. ezt a hosszabb terjedelmű, ám hiánypótló cikket, amely mint egy élő riport taglalja az egyes folyamatokat, a tervezéstől a megvalósításig.

Az alábbi sorokban részletesebben bemutatjuk az Amtech Kft. egy ügyfele, a Kerko Hungária Zrt. esetében hogyan is történt a saját vállalatirányítási rendszerük (ERP) bevezetése. A megrendelő 1995 óta foglalkozik hidegburkolatok kis- és nagykereskedelmével.

A kiváltandó ERP/ügyviteli rendszer felépítése

Az alkalmazott, kiváltandó alkalmazás egy régi DOS (!) alapú program, amely a projekt indulásakor már erőteljesen lecserélésre szorult, annak ténye mellett, hogy egyszerűségénél fogva jól ellátta a feladatát. A program ismert hiányosságai:

  • Szigetszerű rendszerként működött, azaz nem volt egy közös (törzs)adatbázisa, helyette minden telephelyen 1-1 önálló program futott, amelyek nem voltak egymással, és a központi adatbázissal – hálózaton keresztül – összeszinkronizálhatóak.
  • A szinkronizálás manuális volt, amely a gyakorlatban azt jelentette, hogy naponta – a napi zárás után – tömörített (.zip) állományok lettek a központba küldve az aznapi munka/forgalom tartalmával.
  • A beépített kimutatások segítségével érdemi információk nem voltak kinyerhetőek, nehéz volt így irányítani egy erőteljesen növekvő céget.
  • Programozás-technikai értelemben elavult volt, erre építeni – mint továbbfejleszthető rendszer – nem lehetett.

Vállalatirányítási rendszer bevezetése a KERKO Hungária Zrt-nél

Az alábbiakban az ERP rendszer fejlesztésére irányuló projekt – előkészítési, és bevezetési szakaszra osztott – leírása következik. A megvalósításhoz szükséges forrásokat a Kerko Zrt. Európai Uniós forrásból biztosította. A rendszer teljes költsége bruttó 14.738.880 Ft.

Előkészítési szakasz

A projekt indításának menetében a célok kitűzése, és pontos definiálása – mint minden projektmenedzsment alapja – kiemelkedő fontosságú volt. El kellett fogadtatni a megrendelő Kerko Zrt.-vel azon teljesítési paramétereket, amelyek mentén a felek közös akarattal sikeresnek nyilváníthatják az ERP bevezetésére irányuló projektjüket (másképp szólva ez azon minimum teljesítési pontok definiálását jelentette, amelyek működése esetében még elfogadható a rendszer, egy esetleges nem teljes körű teljesítés esetében is). Az előkészítésre fordított időtartam: kb. 1 hónap (napi 8 órában, heti 40 munkaóra ráfordítás mellett).

Bevezetési szakasz

A pontosan megfogalmazott követelmények alapján előállt egy „rendszer-alrendszer-modul-funkció” alapú specifikáció, amely alapján már kiválaszthatóvá vált az Amtech Rendszerház Kft. által alkalmazott több különböző (fejlesztési) keretrendszer közül az a típus, amellyel a definiált követelményeket a legrugalmasabban lehetett megvalósítani.

A kezdeti követelményjegyzékből kiindulva, az egyes mérföldköveket mindig részletes felmérés előzte meg, majd annak eredményei kerültek leprogramozásra. Egyúttal ez volt az a pont, amelytől számítottan az üzleti folyamatokat már „mélységében” kellett feltárni, amely a gyakorlatban, az adott területet képviselő kollégával folytatott interjúk sorozatát jelentette. Az adott mérföldkő felmérését követően – az alkalmazott fejlesztési módszertan, és eljárás fejezetekben részletezettek szerint – megkezdődött a fejlesztés, majd a kétszintű tesztelés, amely állt:

  • Belső tesztből – szállító végezte, elemei:
    • Adott mérföldkő elemeinek tesztelése,
    • Regressziós teszt a rendszer egészére nézve (miután az elkészült adag beillesztésre került a nagy egészbe).
  • Külső tesztből – megrendelő végezte, főleg a kulcs felhasználók

A fejlesztés és kétszintű tesztelés az alkalmazott fejlesztési módszertan mentén haladt megközelítőleg 1 teljes éven át. A fejlesztés utolsó egy harmadában természetesen igen nagy időt vett igénybe az alábbi – egyebekben egyébként az ERP rendszerek fejlesztése során szokásos – hármas feladatcsoport elvégzése. Ezek az alábbiak:

  • Adatmigráció – rendszerfejlesztés során általánosan ismert jelenség, hogy a megrendelő próbálja a legkevesebb adatot áttöltetni az új rendszerébe (ilyen minimum lehet például: ügyfelek/beszállítók, cikkek/termékek/szolgáltatások adatai). Jelen ERP bevezetés esetében ennél jóval többre tartott igényt a megrendelő Kerko Zrt. A példában jelzetteken felül a megrendelő az összes bizonylat – tehát az olyan bizonylatokat is, amelyek még nyitott tételként szerepeltek a kiváltandó rendszerben, és még munka van velük – adatainak migrálását rendelte meg

A migráció időtartama: kb. 2 hónap (napi 8 órában, heti 40 munkaóra ráfordítás mellett).

Egyedi vállalatirányítási rendszer bevezetésének tapasztalatai:

  • Telepítés – az összes telephely, összes számítógépére felkerült a rendszer, melyet megelőzött egy géppark ellenőrzés, valamint egy szerverpark frissítés is. A projekt keretében két új nagy teljesítményű szerver került letelepítésre, és rendszerbeállításra. Ide tartozik még az is, hogy az internetsebességtől függően kellett választanunk a VPN, illetve a távoli asztali megoldás mellett. Gyakorlati tesztek alapján ez utóbbi megoldás került rendszeresítésre.

A telepítés időtartama: kb. 1 hónap (napi 8 órában, heti 40 munkaóra ráfordítás mellett).

  • Oktatás – A Kerko Zrt. valamennyi telephelyének alkalmazottját – közös oktatásokat tartva – be kellett tanítani az új rendszer használatára. Az oktatás alapjául ugyanakkor nem kézikönyv szolgált, hanem rövid tematikus videó anyagok készültek, amelyeket a későbbiek során a felmerült kérdéseik megválaszolására is felhasználhattak az alkalmazottak (tehát egyfajta „súgó” funkcióként is üzemel).

A betanítás időtartama: az összes telephelyre vetítetten kb. 3 hónapot vett igénybe (napi 8 órában, heti 40 munkaóra ráfordítás mellett).

Tesztelés – éles üzem (pilot)

Amikor a fentebbi folyamat befejeződött, megkezdődhetett a pilot üzem. Ez jelenti azt a fázist, amikor a fejlesztés gyakorlatilag elkészült, és az éles adatokkal, és valós folyamatokkal megkezdhető a munka. Ezt az Amtech Kft. helyszíni, kihelyezett szakértői „jelenléttel” támogatta, azaz több kolléga is jelen volt az egyes telephelyeken, így bármikor segíteni tudott a Kerko Zrt. alkalmazottai részéről felmerülő kérdések megválaszolásában.

A tesztelést megelőzően meghatározásra került egy tapasztalati „hiba”, valamint „incidens súlyossági” küszöb szám, amelynek elérése (túllépése) a pilotüzem sikertelenségét jelentette. Az egyhetesre tervezett üzemidőn belül ez a szám elérésre került, ezért a felek – közös akarattal – a rendszer leállítása mellett döntöttek.

Az Amtech Kft.-nek két feladatot kellett azonnal megoldania:

  • Kijavítani a felmerült hibákat.
  • Ismételten migrálni a már korábban migrált adatokat.

A fentebbi feladatok elvégzését követően ismételten elindíthatóvá vált a pilotüzem, amely ezúttal sikeresnek bizonyult. Természetesen az ismételt pilotüzem során is előjöttek hibák, de ezek nem voltak a hétköznapi munkát akadályozó, a rendszer használhatóságát alapvetően megkérdőjelező problémák (tehát a felmerült hibák legalább súlyosságukat tekintve nem haladták meg az incidens súlyossági határértéket).

Cégműszerfal

A Kerko Zrt. vezetőségének kérése alapján csak a tesztelést követően került megvalósításra az utolsó – és egyben legértékesebb – fázis, az új rendszerre ültetett cégműszerfal funkciócsoport lefejlesztése. A cégműszerfal lehetővé teszi:

  • A működés folyamatos monitorozását.
  • A változások nyomon követését.
  • Statisztikák összeállítását.
  • Riasztások/figyelmeztetések létrehozását.

A funkció keretében összesen 18 db generálható kimutatás, lista, és jelentés lefejlesztésére került sor. Ezek mind rugalmasak, átalakíthatóak és persze szűrés/keresés is értelmezve van minden mezőre.

A Kerko Zrt.-nél bevezetésre került vállalatirányítási rendszer paraméterei az alábbiak:

 Alkalmazás típusa  asztali rendszer
 Operációs rendszer  Windows
 Fejlesztői környezet  
 Rendszerszoftver  Delphi7
 Adatbázis környezet  Oracle 10g
 Forráskód  138.000 sor
 Dokumentáció  igényspecifikáció, rendszer specifikáció, adatbázisterv, kézikönyv, 12 db tematikus súgó és 278 db kisebb-nagyobb (elfogadott) “change request”
 Géppark  40 db számítógép és 2 db szerver
 Összeköttetés  távoli asztali kapcsolat
 Projekt team
  • 1 fő projektmenedzser
  • 1 fő tesztelő
  • 3 fő fejlesztő (2 kliens oldali, 1 alkalmazás oldali)
 Az alaprendszer bevezetésideje  1 év és 6 hónap
 A bevezetés teljes ideje  2 év és 1 hónap (az összes apró fejlesztések együtt)
 Eltérés az eredeti keretekhez képest
  • költség: +5%-on belül
  • idő ráfordítás: kb +40%

A bevezetett vállalatirányítási rendszer SWOT analízise

SWOT – Erősségek

Bár a megrendelő Kerko Zrt. rövidebb bevezetési időre számított, összességében elfogadta ennek tényét, tekintve, hogy a bevezetett ERP rendszer maximálisan illeszkedik a Kerko Zrt. munkafolyamataihoz, és mivel naprakész alkalmazott technológiával készült, ezért a rendszer továbbfejlesztése is könnyedén megoldható, tehát nem kell ismételten egy teljesen új vállalatirányítási rendszert bevezetniük.

További – megrendelő oldali – visszajelzés, hogy az ERP előtti rendszerrel lassabb volt a munkavégzés. Az előző ERP kevésbé volt áttekinthető, és nem is fedett le minden munkafolyamatot, ezért többet kellett „nyomozni” az adatok, illetőleg az aktuális munkafolyamatok pillanatnyi státusza/állapota után. A hatékonyabb, és gyorsabb munkavégzés miatt a Kerko Zrt. bevételei is növekedtek, amely növekményt egyértelműen az új ERP pozitív hatásának értékelt a megrendelő.

SWOT – Gyengeségek

A könyvelési modul alaprendszerbeli hiánya visszavezethető a megrendelő alaprendszerrel szemben támasztott kívánalmaihoz. A bevezetést követően ennek hiánya, egyúttal szükségessége rövid időn belül jelentkezett, és így pótlólagosan lefejlesztésre került. A bevezetéskor megállapított és elfogadott hardware kapacitás a rendszer funkcionalitás bővítésének, vagy a Kerko Zrt. további növekedésének a korlátjává válhat.

SWOT – Lehetőségek

A bevezetett ERP folyamatos „ötletgyárként” szolgál a Kerko Zrt.-nek. A bevezetés óta eltelt öt évben számtalan új funkcióval bővült a rendszer. A bővítések közé tartozik például egy komplett webáruház, amely természetesen teljes mértékben integrálva van az alap ERP rendszerhez, tehát a webáruház-on keresztüli vásárlók, termékek, árak, és kedvezmények, készletek, rendelések elérhetőek, és nyomon követhetőek az ERP-ben is.

SWOT – Veszélyek

A rendszer bevezetése a tervezetthez képest végül jelentősen elhúzódott. Ez az elhúzódás valós ismétlődő veszélyként jelenhet meg a rendszer esetleges továbbfejlesztése esetében. Ennek elkerülése érdekében az alaprendszer fejlesztésekor tapasztalt időbeli elcsúszás mögöttes okainak feltárása indokolt.

A rendszer fejlesztése és bevezetése során tapasztalt nehézségek

A Kerko Zrt. számára fejlesztett egyedi vállalatirányítási rendszer fejlesztése és bevezetése során tapasztalt nehézségeket az alábbiakban lehet összefoglalni:

  • Megrendelő oldali projektmenedzser hiánya – mindkét fél részéről szükséges egy-egy kulcsfelhasználó,  aki  mindent  ért,  mindent  tud,  mindig  jelen  van  és  képviseli  a projekt,  illetve   a   megrendelő  érdekeit.   A   megrendelő  részéről  később  került kijelölésre (egyéb elfoglaltságai miatt), ezért eleinte lassabb (nehezebb) volt az előrehaladás. Ennek ténye – a projekt sikeressége szempontjából – időveszteségként jelentkezett.
  • Megrendelő oldali szakértők szakmai álláspontjának eltérése a vezetőség céljaitól – a megvalósítás menetében volt rá precedens, hogy az adott terület képviselője – a vezetőséggel szemben – egy adott folyamatot másképp gondolt „lekezelni”. Ebben az esetben   az   Amtech   Kft. csak   passzív   szemlélője   volt   a   vitának, konstruktív hozzászólási (beleszólási) joga a projektben nem volt.

Ezen a ponton érdemes kiemelni, hogy – a megfogalmazott célokkal némileg szembemenve – előfordult, hogy az adott terület képviselője elfogadott bizonyos alternatív megoldásokat, vagy hozzájárult iparági szabványok alkalmazásához (a felmerült esetek körülbelül 20%-ban történt ilyen). A maradék 80%-ban viszont tényleg jól kiforrott és meghatározott gondolatok mentén történt az előrehaladás.

  • A   migráció   folyamatát   meg   kellett   ismételni   az   első   sikertelen   pilot   üzem következtében. A migráció sikerességéhez végül nagymértékben hozzájárult, hogy segítséget nyújtott hozzá a kiváltandó rendszer fejlesztője.
  • A külső tesztelés elvégzése gyakran nehézséget okozott, mivel – látszólag joggal – többször felmerült a megrendelő oldaláról azon megállapítás, hogy „ez a rész önmagában  még  nem  használható  élesben,  miért  kell  tesztelni”.  (Ezen megfogalmazott kritika alapja, hogy az alkalmazottak nem ismerhették a fejlesztési módszertani sajátosságokat.) A külső tesztelés kapcsán felmerült kritikákat később az adott elkészült modulok részben „éles” adatokkal történő feltöltésével lehetett ellensúlyozni.

Valójában a felhasználók így sem látták értelmét ennek a tevékenységnek, de végső soron nagyobb „affinitással” végezték el az előírt minimális teszteket, ha általuk is ismert – értelmezhető – adatokat láthattak, és azzal dolgozhattak.

  • Alábecsült szállítói erőforrások – az Amtech Kft. oldaláról jelentős hibának bizonyult, hogy az erőforrásigény megbecsülése során kisebb létszámú csapat lett nevesítve a projektre, mint azt a munka mérete eredetileg indokolta volna. Hozzávetőlegesen a projekt felénél még egy kolléga került bevonásra a projektbe. Ezzel a probléma megoldódott, még ha a szállító oldali megtérülést némileg befolyásolta is.

A riportot és a szoftvert készítette az Amtech Rendszerház Kft, az egyedi ERP rendszerek fejlesztője.

ForrásAmtech Rendszerház

További információ:

Az Amtech Rendszerház Kft. hivatalos honlapján.

A Kerko Hungária Zrt. hivatalos honlapján.